Registrér ejere af forretningskritiske systemer

Opret en ejeroversigt for hvert system, der er afgørende for jeres arbejde. Notér både den faglige ejer og en driftskontakt samt en stedfortræder ved fravær. Oversigten skal beskrive deres beslutningskompetencer og kontaktmuligheder under et udfald.

Vigtige fakta om ejerskab og ansvar i danske virksomheder

Find systemerne gennem arbejdet

Find systemerne gennem arbejdet

Start med forretningsopgaver, der skal fortsætte, f.eks. at modtage ordrer, behandle kundesager eller finde aftaler. Identificér hvilke programmer, fælles data og leverandørtjenester hver opgave afhænger af. Medtag også uofficielle afhængigheder som et fælles regneark eller en integrationskonto.

Prioritér opgaver, hvor et stop mærkes tydeligt, og udvid oversigten efter behov. Målet er at finde den rette beslutningstager ved problemer, ikke at registrere alle indstillinger.

Skil beslutning fra teknisk udførelse

Skil beslutning fra teknisk udførelse

Den faglige ejer vurderer afbrydelsens alvor, prioriterer arbejdet og beslutter en midlertidig fremgangsmåde. Driftskontakten undersøger fejl og koordinerer teknisk rettelse eller leverandørkontakt. I en lille virksomhed kan én person varetage begge roller; skriv opgaverne særskilt. Angiv også, hvem der godkender ændringer, der påvirker andre teams.

Angiv en kontaktvej, der virker, selv når systemet er utilgængeligt. Opbevar oversigten et andet sted, så den ikke kun findes i systemet.

Checkliste til oprettelse af ejeroversigt for forretningskritiske systemer

Gør ejerskabet brugbart ved et udfald

Gør ejerskabet brugbart ved et udfald

Forestil jer, at et sagsystem kan åbnes, men nye sager ikke når frem. Hvem beslutter, om der skal registreres manuelt? Hvem undersøger forbindelsen? Hvem afstemmer bagefter? Hvis svarene afhænger af én bestemt kollega, mangler der en stedfortræder eller en beslutningsregel.

Aftal, hvornår den faglige ejer skal informeres. En enkelt fejl, der rettes uden tab, kræver en anden reaktion end en voksende kø af ubehandlede sager. Fastlæg grænsen ud fra opgavens betydning.

Process for håndtering af udfald i forretningskritiske systemer

Hold oversigten ajour

Hold oversigten ajour

Gennemgå ejerskabet ved rolleændring, leverandørskift og større ændringer i arbejdsgangen. Bed den nye ejer bekræfte opgaven, adgang til nødvendige oplysninger og kontaktvejen til driftskontakten eller leverandøren.

Vælg til sidst én vigtig opgave og test kontaktvejen som en skrivebordsøvelse. Kan teamet finde ejer, stedfortræder, afhængigheder og næste beslutning uden hjælp fra den tidligere ansvarlige?