Implementering og drift
Del af Procesautomatisering
Bevar menneskelig godkendelse ved følsomme handlinger
Placér en reel beslutning før følsomme automatiske handlinger, giv godkenderen det rette grundlag, og håndtér afvisninger og fejl.
Automatiseringen kan indsamle oplysninger og sende sagen videre, men en reel menneskelig beslutning skal træffes før en følsom handling. Godkenderen skal se, hvad der konkret vil ske, og kunne godkende, afvise eller sende sagen tilbage. Et klik uden tilstrækkeligt grundlag giver svag kontrol.
Find beslutningspunktet
Vurdér konsekvensen: at sende en intern statusbesked adskiller sig fra at ændre betalingsoplysninger, give bred systemadgang eller sende en væsentlig kundemeddelelse. Angiv præcist, hvad der skal vente – opdateringen i målsystemet, tildelingen af en rettighed eller afsendelsen af en besked.
Godkendelsen skal ligge før handlingen. En orientering efter at en værdi er ændret, fungerer ikke som forhåndskontrol. Et automatisk udkast skal vise de oplysninger, det bygger på.
Giv et brugbart beslutningsgrundlag
Vis den gamle og den foreslåede værdi, hvem der anmodede om ændringen, relevant dokumentation og virkningen af en godkendelse. Vis kun de personoplysninger, beslutningen kræver. Aftal, hvem der må godkende, hvem der er stedfortræder, og om den samme person må anmode og godkende.
Situation / Foreslået håndtering
- Oplysninger mangler
- Send sagen tilbage uden at udføre handlingen
- Grundlaget ændres
- Kræv vurdering af den ændrede version
- Godkenderen er fraværende
- Send sagen til en navngiven stedfortræder
- Sagen afvises
- Stop handlingen og vis, hvem der tager over
- Handlingen fejler efter godkendelse
- Gør fejlen synlig for en ansvarlig
Tabellen er en kontrolmodel, som skal tilpasses den konkrete arbejdsgang.
Kontrollér, hvad værktøjet faktisk gør
Power Automate har godkendelseshandlinger, der kan vente på svar fra den første godkender, alle godkendere eller godkendere i rækkefølge. Kontrollér derfor, hvem der kan svare, hvad personen ser, og hvordan flowet håndterer et afslag, før en efterfølgende handling tillades.
Adgang til personoplysninger skal svare til arbejdsbehovet. Datatilsynet fremhæver, at rettigheder skal styres efter opgaven og ændres, når en medarbejders funktion ændres. Godkenderen skal have det nødvendige grundlag uden bredere adgang end nødvendigt.
Vurder afgørelser om personer særskilt
Særlige databeskyttelsesregler kan gælde, når en afgørelse om en person alene bygger på automatisk behandling og har retsvirkning eller på tilsvarende vis påvirker personen betydeligt. Der kan være undtagelser og krav til beskyttelse af den registrerede.
En godkendelsesknap afgør ikke i sig selv, om en konkret proces opfylder reglerne. Få processen vurderet særskilt, før sådanne afgørelser automatiseres.
Bevar et forståeligt spor af, hvilken version der blev vurderet, hvem der traf beslutningen, og om den godkendte handling faktisk blev udført. Udpeg også en ansvarlig for afventende og fejlede sager.
