Eksportér data og bilag før kontolukning

Hent og kontrollér nødvendige data og bilag, mens adgangen til eksport stadig er aktiv. En hentet fil er først brugbar, når medarbejdere kan finde og forstå indholdet uden den gamle konto. Aftal derfor, hvad der skal bevares, og hvordan det kontrolleres, før kontoen lukkes.

Lav en liste ud fra det fortsatte arbejde

Skriv, hvad organisationen stadig skal kunne gøre. Skal åbne sager behandles, tidligere aftaler findes eller bestemte bilag opbevares? Notér for hver opgave de nødvendige poster, relationer, filer, kommentarer og datoer samt den ansvarlige for udtrækket. Medtag opsætning og automatiske regler særskilt, hvis arbejdet afhænger af dem.

Afgør også, hvad der skal ind i et nyt system, og hvad der skal opbevares på en anden aftalt måde. Gammel historik behøver ikke altid ligge i den nye daglige arbejdsflade, men dens placering og adgang skal være kendt.

Kontrollér eksportmetodens omfang

Eksportmuligheder fra samme produkt kan dække forskellige ting. Jira Cloud kan eksportere arbejdsopgaver til CSV, men den vej henter ikke de fysiske vedhæftninger samlet; CSV kan indeholde henvisninger til dem.

Atlassians beskrevne cloud-backup kan medtage vedhæftninger, hvis de vælges til. Automatiseringsflows og data fra tredjepartsapps indgår ikke i den backup, selv om flows kan eksporteres særskilt. Afklar, hvilken metode der passer til jeres formål og adgang.

Lav et lille prøveudtræk med kendte poster. Åbn materialet uden for systemet, og sammenlign med originalerne. Notér manglende felter, brudte relationer og bilag, som kun er repræsenteret ved et link til den konto, I vil lukke.

Afstem før adgang ophører

Aftal, hvornår registrering i den gamle kilde stopper, og hvordan ændringer efter prøveudtrækket kommer med. Afstem antal og indhold. For åbne sager skal gammel reference, ny placering, ansvarlig og næste handling kunne findes.

Regn ikke med en bestemt adgangsperiode efter opsigelse. Microsoft anbefaler backup før ophør af Microsoft 365 for business. Adgang efter ophør afhænger af abonnementsstatus og købskanal, og en udtrykkeligt slettet subscription kan springe de normale mellemtrin over. Bekræft derfor den konkrete ophørsvej, før I handler.

Hvis personoplysninger indgår i et databehandlerforhold, skal tilbagelevering eller sletning håndteres efter den konkrete behandling og aftale. Datatilsynet understreger, at den dataansvarlige fortsat har ansvar, når databehandleren ophører. Registrér, hvem der bekræfter udtræk, fortsat opbevaring og eventuel sletning. Luk først kontoen, når de aftalte kontroller er gennemført.

Vigtige faktorer ved adgangsoptagelse