Integrationer
Del af Samarbejdsværktøjer
Test søgning og versionshistorik
Brug kendte prøvefiler til at kontrollere søgning, adgang, tidligere udgaver og begrænsninger i opbevaring.
Test søgning og versionshistorik med filer, hvis placering og ændringer I kender på forhånd. Lad en almindelig bruger finde den gældende fil og en tidligere udgave. Lad også en bruger uden adgang søge efter materialet. Notér, hvad hver rolle kan finde, åbne og gendanne; en synlig søgeknap eller versionsmenu viser ikke i sig selv, at opgaven lykkes.
Lav en kendt prøvesamling
Brug ufølsomt materiale: en fil med et særprægt ord i titlen, en med ordet i indholdet, en omdøbt fil og to filer med næsten samme navn. Læg én fil i et område, som den almindelige bruger ikke må åbne. Gem en første og en ændret udgave af et arbejdsdokument. Skriv på forhånd, hvilken fil og version der er gældende, og hvilke roller der skal kunne se historikken.
Prøv både et præcist ord og en søgning, som en ny kollega kunne tænkes at bruge. Søg fra arbejdsrummet og fra en bredere søgning, hvis begge findes. Registrér, om brugeren kan åbne og genkende det rigtige resultat.
| Spørgsmål | Hvad skal I kontrollere? |
|---|---|
| Findes den gældende fil? | Kan brugeren åbne den uden hjælp fra opretteren? |
| Er adgangen rigtig? | Kan brugeren uden tilladelse hverken læse filen eller åbne den fra et søgeresultat? |
| Kan ændringen spores? | Kan den relevante tidligere udgave identificeres? |
| Kan en fejl rettes? | Har den ansvarlige rolle mulighed for at gendanne efter jeres procedure? |
| Er historikken tilstrækkelig? | Findes den nødvendige udgave stadig under de valgte indstillinger? |
Skeln mellem søgning og adgang
I SharePoint påvirker brugerens rettigheder søgeresultaterne. Webstedsejere kan også styre, om indhold fra webstedet vises i søgning. Hvis en kendt fil mangler, bør I derfor undersøge placering, adgang og søgeindstillinger. Et manglende resultat for én bruger beviser ikke, at filen er slettet.
Afprøv søgning i Google Drive med de prøvefiler og søgeord, I har valgt. Registrér, om brugeren finder og kan åbne den forventede fil. Et resultat fra én konto siger ikke, hvad en anden kan åbne.
Aftal, hvordan beslutninger, der skal kunne findes senere, opbevares, og prøv at finde dem igen uden at være afhængig af en gammel beskedtråd.
Test den relevante slags version
SharePoint og OneDrive kan vise og gendanne tidligere filversioner. Hvor mange versioner der bevares, afhænger af indstillinger på blandt andet organisations-, websteds-, biblioteks- og OneDrive-kontoniveau. Få indstillingerne vist for det sted, hvor teamet faktisk gemmer filerne, og prøv gendannelse med den relevante rolle.
Afprøv versionshistorikken for de filtyper, teamet bruger i Google Drive, med de roller, I faktisk anvender. Registrér, hvad hver bruger kan se og gøre, og om den forventede tidligere udgave er tilgængelig.
Registrér for hver prøvesag rolle, søgeord, forventet og faktisk fil, forventet og tilgængelig version samt en forklaring på forskellen. Hvis en nødvendig udgave mangler, må opbevaringsindstilling og arbejdsregel afklares, før versionshistorik bruges til at rette fejl.
