Samarbejdsværktøjer

Vælg samarbejdsværktøjer efter, hvor teamet fører samtaler, arbejder på fælles materiale og gemmer beslutninger. Sammenlign løsningerne på den samme opgave: Kan medarbejderne udføre arbejdet, finde den gældende fil bagefter og styre, hvem der har adgang?

Afgræns behovet

Følg en tilbagevendende opgave fra første spørgsmål til færdigt materiale. Notér, hvem der skal tale sammen, hvem der skal redigere, hvor beslutningen skal stå, og hvad en kollega skal kunne finde senere. Hvis I også skal planlægge afhængigheder, kapacitet eller projektøkonomi, må de krav vurderes særskilt.

Aftal, hvilken placering der er gældende for hvert resultat. Den nærmere arbejdsregel for chat, dokumenter og møder afhænger af opgaven; den er et særskilt valg fra selve produktvalget.

Tre kandidater med forskellige udgangspunkter

Microsoft 365 med Teams og SharePoint er relevant, når chat og møder skal bruges sammen med fælles Microsoft-filer. Filer, der uploades til en Teams-kanal, ligger i teamets SharePoint-mappe. Filer, der sendes i en Teams-chat, ligger i afsenderens OneDrive for Business og deles med deltagerne.

Forskellen er relevant, hvis filer skal forblive i et fælles arbejdsrum. Danske businessabonnementer findes både med og uden Teams. Kontrollér den konkrete abonnementsvariant og filplacering.

Google Workspace er relevant, når fælles redigering i Docs og filer i Drive er centrale.

Slack er relevant, når løbende samtaler i kanaler er det primære behov, og teamet har en aftalt placering til arbejdsdokumenter.

Undersøg Slack, hvis kanalsamtalerne løser en konkret opgave, og afklar hvor endelige filer og beslutninger skal ligge.

Sammenligning af samarbejdsværktøjer: Microsoft 365, Google Workspace og Slack

Brug abonnementsrammer som fravalgskriterium

Google Workspace Business-udgaverne er angivet til virksomheder med 1-300 brugere. Sammenligningen angiver fælles lagerplads pr. bruger på 30 GB i Business Starter, 2 TB i Business Standard og 5 TB i Business Plus.

Brug derfor både teamets antal brugere og behovet for fælles lagerplads som indledende kriterier, før I afprøver arbejdsgangen. Lagerpladsen er angivet som fælles, så vurder ikke kun ud fra, hvor meget materiale én medarbejder forventer at gemme.

Abonnementsrammer i Google Workspace – Lagerplads og antal brugere

Sammenlign et fælles forløb

Brug samme tænkte opgave i hver løsning: En medarbejder stiller et spørgsmål, to personer retter materiale, en partner kommenterer, og teamet træffer en beslutning. Lad derefter en kollega, som ikke deltog, finde den gældende fil og beslutningen. Notér, hvad der blev vist, hvad der krævede opsætning, og hvad der stadig er ubekræftet.

Få også vist, hvem der kan oprette arbejdsrum, invitere eksterne og fjerne deres adgang. Spørg, hvilke samtaler og filer brugerne kan søge i, og hvilke tidligere filversioner den valgte opsætning bevarer. Vælg ud fra det gennemførte arbejdsforløb og de begrænsninger, teamet kan håndtere.