Kontrollér eksport af dokumenter og historik

Test eksport, før organisationen binder sig til et dokument- eller kontraktsystem. Det er ikke nok kun at få PDF- og Word-filer ud; sammenhængen med versioner, godkendelser, metadata og bilag skal bevares.

Bed om en repræsentativ prøve

Bed om en repræsentativ prøve

Vælg et anonymiseret sæt: et udkast, en godkendt version, en underskrevet aftale og et bilag. Bed leverandøren om at eksportere det i de tilbudte formater. Åbn filerne uden for systemet. Kan medarbejderen se, hvilken version var gældende, hvem der godkendte den, og hvilke bilag der hører til?

Microsoft beskriver, at SharePoints versionshistorik kan styres med grænser på flere niveauer. Det understreger, at en eksporttest også må undersøge, hvilke versioner der overhovedet er bevaret i den aktuelle opsætning. Antag ikke, at “historik” er ubegrænset opbevaring eller at den følger med i enhver eksport.

Undersøg adgang og struktur

Undersøg adgang og struktur

Kontrollér, om adgangsoplysninger kan oversættes til et nyt system, og om interne kommentarer skal bevares eller udelades. Notér filnavne, mapper og identifikatorer, så relationerne ikke kun findes i et proprietært interface. Spørg også om eksportens omfang, tidsforbrug og eventuelle begrænsninger ved opsigelse.

Dokumentér, hvad prøven faktisk viste. Hvis leverandøren kun demonstrerer et enkelt fil-download, er eksport af fuld historik og relationer stadig et åbent spørgsmål – det bør afklares før valg af løsning.