Test godkendelser med virkelige dokumenter

En godkendelsesfunktion skal afprøves med de dokumenter og beslutninger, som medarbejderne rent faktisk anvender. En demonstration med ét perfekt dokument viser ikke, hvad der sker ved korrektioner, afvisning eller fravær.

Byg tre realistiske forløb

Brug et anonymiseret almindeligt dokument, et der kræver flere godkendere, og et der sendes retur til ændring. Definér hvem der opretter, hvem der godkender, og hvad der må ske mens godkendelsen verserer. Test også, hvad næste person ser, når dokumentet ændres efter en tidligere accept.

Microsoft beskriver en dokumentgodkendelsesarbejdsgang i SharePoint med Power Automate. Den viser konfiguration, men ikke om jeres roller, licenser eller undtagelser allerede er dækket. Bed derfor leverandøren vise netop jeres tilfælde i en prøveopsætning.

Kontrollér spor og undtagelser

Kan I se hvilken version der blev godkendt, af hvem og hvornår? Får den rette person besked ved afvisning? Hvad sker der, hvis godkenderen er fraværende, eller en kontrakt skal hastebehandles? Et alternativt forløb skal stadig bevare ansvar og sporbarhed.

Notér observerede fejl og manuelle omveje. En proces, der kun virker når alle klikker i en bestemt rækkefølge, skal enten ændres eller trænes tydeligt. Undlad at omtale et godkendt dokument som juridisk vurderet, medmindre det faktisk er en del af jeres definerede proces.