Vurder kontraktpåmindelser og forpligtelser

En kontraktpåmindelse hjælper kun, hvis den knytter en konkret handling til en ansvarlig. En simpel liste over udløbsdatoer viser ikke, om opsigelse, prisregulering eller levering kræver tidligere opfølgning.

Udtræk det, der skal handles på

Udtræk det, der skal handles på

Vælg anonymiserede aftaler med forskellige frister. Notér part, forpligtelse, dato, varslingsperiode og beslutningsansvarlig. En automatisk dato skal kontrolleres mod aftaleteksten, især ved bilag, ændringsaftaler eller betingelser. Systemet skal vise kilden til den handling, medarbejderen skal udføre.

Test påmindelsen baglæns fra fristen. Hvem modtager den, hvad skal vedkommende gøre, og hvordan registreres beslutningen? Ved automatisk fornyelse er den relevante dato måske sidste mulighed for at handle, ikke fornyelsesdagen.

Afprøv ansvar ved ændring

Afprøv ansvar ved ændring

Lad en testperson skifte rolle eller forlade teamet i prøveforløbet. Find ud af, hvem der overtager åbne opgaver og historikken. Dokumentstyring understøtter version og godkendelse; Microsofts SharePoint-eksempel viser, at sådanne arbejdsgange kræver opsætning. Det betyder ikke, at alle produkter automatisk fortolker kontraktforpligtelser korrekt.

Bed om en oversigt over forfaldne og afsluttede handlinger. En påmindelse uden dokumentation af beslutningen skaber blot endnu en indbakke i stedet for en styrbar proces.