Integrationer
Del af Dokument- og kontraktstyring
Skeln mellem filarkiv og dokumentstyring
Vælg et filarkiv, når opgaven primært er at gemme og finde filer.
Et filarkiv hjælper med at gemme, organisere og finde filer. Dokumentstyring styrer også dokumentets vej gennem arbejdet: hvem der må ændre, godkende og publicere det, og hvordan versioner og adgang håndteres. Forskellen ligger i arbejdsprocessen, ikke i om løsningen har mapper og søgefunktion.
Stil spørgsmål til arbejdet
Spørg, om én person lægger færdige filer ind, eller om flere arbejder på dokumenter undervejs. Afklar også, om godkendelse skal være på plads før brug, om tidligere versioner skal kunne findes, og om adgangen afhænger af rolle eller status.
Hvis behovet primært er opbevaring, søgning og deling, kan et filarkiv være tilstrækkeligt. Når arbejdet kræver faste roller, godkendelse og versionsstyring, er dokumentstyring relevant.
FilArkiv bruges af danske kommuner til at finde byggesager, miljøsager og ejendomssager i 39 kommuner. Kontainer beskrives som et DAM til opbevaring, organisering og deling af filer med tagging, søgning og differentieret adgang; løsningen har også kommentar- og godkendelsesflow. Funktioner kan derfor overlappe, så vurder løsningen ud fra arbejdsgangen frem for produktnavnet.
SharePoint har funktioner til dokumentstyring i dokumentbiblioteker, blandt andet indholdsgodkendelse. I SharePoint kan versionsgrænser konfigureres på organisations-, site- eller biblioteksniveau.
Tegn én dokuments rejse
Tag et anonymiseret eksempel fra oprettelse til arkivering. Skriv, hvem der må redigere, godkende, publicere og læse dokumentet. Hvis ingen behøver disse skel, risikerer et tungt system at skabe mere arbejde.
Hvis godkendelse er et krav, kan SharePoint indholdsgodkendelse skjule dokumenter, der afventer godkendelse, for brugerne. Et Power Automate-flow kan sætte status til godkendt eller afvist og sende en e-mail til dokumentets forfatter med kommentarer.
Hvis roller og status betyder noget i det daglige arbejde, men ikke er tydelige i arkivet, kan teamet ende med utydelige filnavne og godkendelser i e-mail. Vælg derfor ud fra de skel, medarbejderne faktisk skal bruge.
