Integrationer
Del af HR- og administrationssoftware
Gennemgå løn- og regnskabsintegrationer med en specialist
Følg data fra HR til løn og bogføring med en specialist. Afklar felter, perioder, bilag, afstemning og ansvar for fejl.
Gennemgå HR-systemets dataflow med en løn- og regnskabsspecialist, før integrationen sættes i drift. Følg en fiktiv ændring fra HR til løn, indberetning og eventuel bogføring. Afklar felter, virkningsdato, ansvar samt hvordan fejl opdages og rettes.
Skil opgaverne ad
HR-systemet registrerer ansættelse, ændret arbejdstid eller fravær. Lønprocessen anvender nogle af oplysningerne til beregning og indberetning. Bogføringen vedrører transaktioner og tilhørende dokumentation. At systemer kan forbindes, viser ikke, at alle opgaver er korrekt håndteret.
Skattestyrelsen oplyser, at løn kan indberettes via eget lønsystem eller direkte i eIndkomst. Bed lønspecialisten udpege de felter, der faktisk skal deles i jeres proces. Felter med samme navn kan kræve forskellig fortolkning eller virkningsdato.
Tegn dataflow og ansvar
Dokumentér for hver overførsel kilde, modtager, udløsende hændelse, feltbetydning og ansvarlig for kontrol. Brug eksempelvis ændret arbejdstid: Hvem godkender ændringen, fra hvornår gælder den, hvornår modtager løn den, og hvor vises en afvisning?
Kontrolpunkt / Spørgsmål til specialisten
- Identifikation
- Hvilken reference forbinder medarbejderen i systemerne?
- Periode
- Bruges korrekt virkningsdato og lønperiode?
- Betydning
- Fortolkes timer, satser og status ens?
- Fejl
- Hvem får besked, og hvor rettes grunddata?
- Afstemning
- Hvilke poster sammenlignes efter kørslen?
Specialisten må tilpasse kontrollerne til den konkrete løn- og regnskabsopsætning.
Afklar applikationens rolle i bogføringen
Afklar med regnskabsspecialisten, hvad applikationen konkret gør: bogfører den transaktioner, opbevarer den bilag eller afleverer den oplysninger til et andet system? Vurder ud fra den konkrete opsætning, hvilke krav der gælder, og hvem der har ansvaret for at opfylde dem.
Bed regnskabsspecialisten vise, hvor bogførte poster og bilag ender. Erhvervsstyrelsens fortegnelse kan bekræfte, om et standardsystem er registreret; den bekræfter ikke jeres konkrete integration.
Regnskabs- og lønsystemers rolle i bogføring
- Systemet bogfører transaktionerF.eks. Visma Business eller Exact Online – ansvar for korrekt bogføring og dokumentation
- Systemet opbevarer bilagF.eks. digitalt arkiv i et registreret system – datalagring i overensstemmelse med GDPR
- Systemet afleverer data til andet systemF.eks. eksternt regnskabssystem via API – kræver databehandleraftale iflg. GDPR
Prøv fejl før drift
Brug fiktive tilfælde med en korrekt ændring, forkert medarbejderreference, sen ændring og afvist overførsel. Undersøg, om en gentagen afsendelse kan skabe en dobbelt registrering, og hvor en rettelse skal foretages. Skriv den aftalte afstemning og fejlansvarlige ned.
Afklar også, hvilke personoplysninger der deles med eksterne parter. Datatilsynet beskriver, at en databehandler behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige og efter dennes instruks. Vurder rollefordelingen ud fra den konkrete ydelse. Hvis der er et databehandlerforhold, skal den dataansvarlige sikre en relevant aftale og føre tilsyn.
Afslut med et kort notat om det gennemgåede dataflow, kontroller, fejlvej og åbne spørgsmål. Notatet skal angive den opsætning, specialisten faktisk har vurderet.
