Softwarevalg
Del af HR- og administrationssoftware
Test anmodninger og godkendelser
Brug realistiske, fiktive sager til at teste indsendelse, afvisning, stedfortræder og registrering efter godkendelse.
Afprøv en HR-anmodning fra indsendelse til registrering. Medtag afvisning, rettelse og fravær hos godkenderen. På den måde ser I, hvem der træffer beslutningen, hvad medarbejderen får at vide, og hvor sagen kan gå i stå.
Skriv det forventede forløb
Skriv det forventede forløb
Vælg to fiktive opgaver, fx ferie og udlæg. Angiv nødvendige felter, godkender og hvad godkendelsen skal udløse. Et udlæg kan kræve et bilag og en anden kontrol end ferie. Sammenhold leverandørens standardformular med jeres proces.
Beskriv på forhånd, hvad der skal ske, når sagen godkendes, afvises, sendes tilbage eller stadig afventer. Tilføj en sag, hvor den normale godkender er væk. Skriv ønsket status og næste ansvarlige ned, så demonstrationen kan vurderes mod samme krav.
| Hændelse | Se efter | Beslut på forhånd |
|---|---|---|
| Indsendelse | Hvad ser medarbejder og godkender? | Hvilke oplysninger er nødvendige? |
| Afvisning | Er årsag og næste skridt tydelige? | Skal samme sag kunne rettes? |
| Ændring | Hvilken version blev godkendt? | Hvornår kræves ny godkendelse? |
| Fravær | Hvor længe står sagen stille? | Hvem må overtage? |
Forventet forløb ved test af HR-anmodninger
- Indsendelse af anmodningMedarbejder indsender ferie- eller udlægsanmodning med krævede oplysninger og bilag (hvis relevant).
- GodkendelsesprocesGodkender modtager anmodning – beslutningsregel: første svar afgør, alle skal godkende eller i rækkefølge.
- Afvisning eller rettelseHvis afvist, skal årsag og næste skridt være tydelige. Anmodningen kan rettes og sendes igen.
- Fravær og stedfortræderHvis godkender er fraværende, må en anden overtage. Status og ansvar skal være klart defineret.
- Registrering i systemerGodkendt sag registreres automatisk i kalender, fraværsoversigt eller udgiftskø. Manuel indtastning kræver kontrolmekanisme.
Forskelle mellem ferie- og udlægsanmodninger
- Obligatoriske felter
- Ferie: datoer, antal dage Udlæg: beløb, formål, bilag
- Godkendelseskrav
- Ferie: én godkendelse Udlæg: flere godkendere eller specifik godkendelse efter beløb
- Bilag
- Ferie: ikke nødvendigt Udlæg: kræves altid
- Efterfølgende registrering
- Ferie: kalender og fraværsoversigt Udlæg: udgiftskø og regnskabssystem
Afklar beslutningsreglen
Afklar beslutningsreglen
Microsofts dokumentation for Power Automate beskriver godkendelser, hvor første svar afgør sagen, alle skal svare, eller personer svarer i rækkefølge. Det er muligheder i Power Automate, ikke en garanti for andre HR-systemer. Bed leverandøren vise den beslutningsregel, I har brug for.
Prøv også en undtagelse: Hvad sker der, hvis ansøgeren selv er den normale godkender, eller hvis en stedfortræder overtager? Kontrollér, om det fremgår, hvem der traf beslutningen. Visningen og loggen skal vurderes i den konkrete løsning.
Fordeler og ulemper ved forskellige beslutningsregler i Power Automate
- Første svar afgørPros: Hurtig proces Kon: Ingen mulighed for konsensus; risiko for fejlbeslutning
- Alle skal svarePros: Høj sikkerhed og deltagelse Kon: Langsomme processer; risiko for blokering ved fravær
- Rækkefølge af godkenderePros: Struktureret og kontrolleret Kon: Afhængighed af hver enkelt godkender; risiko for forsinkelser
Kontrollér oplysninger og resultat
Anmodninger kan indeholde flere personoplysninger, end beslutningen kræver. Vurder derfor fritekst, bilag, læseadgang og indholdet af e-mailbeskeder. Bed om at se både medarbejderens og godkenderens visning.
Følg derefter den godkendte sag til kalender, fraværsoversigt, udgiftskø eller andet relevant system. En beslutning og en efterfølgende registrering er to trin. Hvis det sidste kræver manuel indtastning, skal opgaven have en ansvarlig og en måde at opdage fejl på.
Notér for hvert fiktivt scenarie det forventede udfald, det viste udfald og det, leverandøren endnu ikke har bekræftet. Det gør også afvisninger og undtagelser til en del af beslutningsgrundlaget.
Kontrolpunkter ved test af godkendelser
- Visning for medarbejderEr anmodningen klar at se, inkl. status og årsag til afvisning?
- Visning for godkenderInkl. detaljer om anmodning, bilag og beslutningsmuligheder
- Log over beslutningerViser hvem der traf beslutning og hvornår
- Automatisk registreringSikrer, at godkendelse følger op i relevante systemer uden manuel indtastning
- FejlsporingDer findes en måde at opdage og korrigere fejl på, hvis registrering mislykkes
