Softwarevalg
Del af HR- og administrationssoftware
Begræns adgang til følsomme oplysninger
Sådan vurderer I roller, visninger, eksport og adgang ved jobskifte, når HR-systemet rummer følsomme eller fortrolige oplysninger.
Giv adgang i HR-systemet efter arbejdsopgave og oplysning. En leder kan for eksempel have brug for at godkende fravær uden at se et helbredsdokument. Afprøv rettigheder med almindelige brugerkonti, også i rapporter og eksport.
Skeln mellem følsomt og fortroligt
Datatilsynet bruger »følsomme personoplysninger« om bestemte kategorier, blandt andet helbredsoplysninger og fagforeningsmæssigt tilhørsforhold. Personnumre er personoplysninger, men er ikke blandt de kategorier, Datatilsynet betegner som følsomme. Adgangen bør derfor vurderes for de konkrete oplysninger, ikke alene efter en samlet mærkning som »følsom«.
Skriv, hvilke handlinger hver rolle har brug for: læse, ændre, eksportere eller administrere adgang. En leder kan have behov for en fraværsstatus uden begrundelsen, mens lønadministrationen kan have behov for andre felter.
| Rolle i et tænkt forløb | Muligt behov | Kontrollér især |
|---|---|---|
| Medarbejder | Se og rette tilladte egne felter | Kan andres oplysninger findes? |
| Leder | Se anmodninger til beslutning | Vises bilag uden behov? |
| HR | Vedligeholde relevante personalesager | Er lønadgang særskilt vurderet? |
| Lønadministration | Behandle nødvendige lønoplysninger | Kan uvedkommende felter skjules? |
Rollerne er eksempler. Organisationen må fastlægge adgangen efter sit arbejde og sin risikovurdering.
Skel mellem følsomme og fortrolige oplysninger i HR-systemer
- Følsomme personoplysninger (ifølge Datatilsynet)
- Helbredsoplysninger, fagforeningsmæssigt tilhør, race, politisk meninger, religion, seksuel livsstil
- Fortrolige oplysninger (ikke nødvendigvis følsomme)
- Personnummer, arbejdsgiverinformation, lønoplysninger, ansættelsesdatoer
Afprøv alle veje til oplysningerne
Gennemgå både, hvilke oplysninger brugeren kan tilgå, og hvad brugeren kan gøre med dem. Se derfor på profilside, søgning, rapporter, eksport, notifikationer og mobilvisning, hvis den bruges. En begrænset profilside hjælper ikke, hvis samme oplysning stadig vises i en rapport.
Lad en almindelig leder forsøge at åbne en sag uden for sit ansvarsområde. Dokumentér, hvad den konkrete løsning viser, og undersøg særskilt rettigheder i tilknyttede moduler. Antag ikke, at én indstilling dækker dem alle.
Ændr og afslut adgang
Ved nye opgaver og fratrædelse bør tidligere rettigheder gennemgås. Aftal, hvem der godkender ny adgang, fjerner gammel adgang og afslutter midlertidig stedfortræderadgang.
Kontrollér også særskilte konti i lønsystem og dokumentlager. En lukket HR-konto lukker ikke nødvendigvis adgang andre steder. Fastlæg, hvor helbredsrelaterede bilag må gemmes, og hvem der må modtage dem. Bed leverandøren vise, om et bilag kan begrænses, mens den nødvendige status fortsat er synlig for den, der skal handle.
Afslut prøven med konkrete fund om for brede visninger, eksport og gamle adgange. Brug fundene til at vurdere opsætningen, før den tages i brug.
Adgangsændringer ved jobskifte eller fratrædelse
- Gennemgå tidligere rettighederVurder om adgang er relevant for ny rolle
- Godkend ny adgangAftal hvem der godkender nye rettigheder
- Fjern gammel adgangSikr at bruger ikke har adgang efter fratrædelse
- Afslut midlertidig stedfortræderadgangKontroller at midlertidig adgang lukkes automatisk
- Kontroller særskilte systemerLønsystem, dokumentlager og andre moduler
