HR- og administrationssoftware

Vælg HR- og administrationssoftware efter det arbejde, systemet skal understøtte: medarbejderdata, anmodninger, adgang samt overførsel til løn og regnskab. Følg et medarbejderforløb fra ansættelse til fratrædelse for at se, hvor oplysninger og ansvar skifter hænder.

Beskriv arbejdet før funktionerne

Beskriv, hvem der opretter en medarbejder, retter stamdata, godkender fravær og lukker adgange ved fratrædelse, og medtag manuelle trin. Hvis en godkendt ændring stadig skal tastes i lønsystemet, skal overdragelsen have en ansvarlig og en kontrol.

Afklar data og adgang

En medarbejderprofil behøver ikke rumme alt, virksomheden ved om personen. Lav en feltliste med formål, ansvarlig kilde og plan for rettelse og sletning. Skeln mellem almindelige, fortrolige og følsomme oplysninger. CPR-nummeret hører ikke til de særlige kategorier af følsomme oplysninger.

Afprøv adgangen med almindelige brugerkonti. En leder kan have brug for en fraværsstatus uden at se et helbredsdokument.

Kontrollér også søgning, rapporter og eksport. Revurder adgangen ved rolleændring og fratrædelse, også i forbundne systemer.

Personoplysninger omfatter information, der kan knyttes til en person, også når identifikation først er mulig ved at kombinere flere oplysninger. Datatilsynet nævner blandt andet navn, adresse, uddannelse, skat, sygedage, ansættelsesdato, stilling, arbejdstelefon, CV og ansøgning som personoplysninger.

Særlige kategorier er snævrere afgrænset end almindelige personoplysninger. De omfatter blandt andet helbredsoplysninger, genetiske og biometriske data, fagforeningsmæssige tilhørsforhold samt oplysninger om politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning og seksuelle forhold eller orientering.

Oplysninger om strafbare forhold er personoplysninger, men reguleres særskilt og er ikke en af disse særlige kategorier.

Personoplysninger: almindelige vs. særlige kategorier

Følg en anmodning til næste trin

Brug fiktive ferie- og udlægsanmodninger til at vise indsendelse, afvisning, rettelse og overtagelse, når den normale godkender er væk. Kontrollér, om en ændring efter godkendelse kræver en ny beslutning, og om resultatet når frem til det næste system.

Microsoft dokumenterer flere beslutningsmønstre i Power Automate, herunder første svar, alle svar og godkendere i rækkefølge. Bed derfor leverandøren vise jeres konkrete forløb og undtagelser.

Gør godkendelsesreglerne synlige

Se efter, om systemet kan håndtere mere end et ja eller nej. I Power Automate kan man bruge brugerdefinerede svarmuligheder, hvor alle godkendere eller blot én skal svare, før processen fortsætter.

Det er relevant, hvis jeres beslutning kræver andre svar end godkendelse eller afvisning. Spørg i prøven, hvilke valg medarbejderen kan se, og hvilket svar der afslutter sagen.

Undersøg også, hvad der starter et forløb, og hvad der sker bagefter. Microsoft beskriver eksempelvis en godkendelse, der udløses, når et nyt element føjes til en liste, og hvor flowet venter på svar, før kørslen fuldføres.

Brug det som en prøve på, om leverandøren kan vise både udløsende hændelse og afslutning i jeres konkrete arbejdsgang.

Godkendelsesforløb i Power Automate – eksempler

Kontrollér identifikation ved lønoverførsel

Skattestyrelsen oplyser, at eIndkomst indeholder oplysninger om løn, SU, dagpenge og pension, og at over 150 myndigheder bruger oplysningerne til blandt andet at beregne og udbetale offentlige ydelser. En indberetning kan derfor have betydning for medarbejderens økonomi; kontrollér, hvordan fejl og manglende oplysninger opdages, før data sendes videre.

Ved indberetning for en medarbejder bosat i Danmark angiver Skattestyrelsen CPR-nummer eller SE-nummer som identifikation.

For medarbejdere bosat i udlandet kræves flere identifikationsoplysninger: navn, adresse, land og CPR-nummer eller fødselsdato. Fra 1. januar 2024 skal der også indberettes skatteidentifikationsnummer (TIN) og TIN-landekode for personer med adresse i udlandet.

Hvis en medarbejder bosat i udlandet endnu ikke kan oplyse sit TIN, beskriver Skattestyrelsen, at lønoplysninger og de supplerende personoplysninger indberettes som normalt. Når medarbejderen har fået TIN, skal det oplyses ved fremtidige lønindberetninger. Afprøv derfor, om jeres overdragelse kan håndtere både manglende TIN nu og opdateringen senere.

Kontrolpunkter ved lønoverførsel til eIndkomst

Vigtige oplysninger om eIndkomst-indberetning

Afstem løn og bogføring særskilt

En godkendt HR-hændelse er ikke i sig selv en korrekt lønindberetning eller bogføring. Afklar med jeres bogføringsansvarlige eller revisor, om en tilknyttet applikation faktisk indgår i bogføringen, og hvilke systemkrav der i så fald gælder.

Lad en løn- eller regnskabsspecialist følge fiktive ændringer i ansættelse og arbejdstid gennem de relevante systemer. Sammenlign medarbejderreference, virkningsdato, periode og status. Aftal, hvem der afstemmer, og hvem der retter fejl.

Bed leverandørerne vise de samme scenarier. Skriv ned, hvad der blev vist, hvad der kræver opsætning, og hvad der stadig er ubekræftet.

Skattestyrelsen beskriver to indberetningsveje: virksomhedens eget lønsystem eller direkte indberetning i eIndkomst. Få derfor vist, hvilken identifikation der følger med medarbejderens lønoplysninger, og hvordan organisationen kontrollerer, at de relevante oplysninger er til stede, før indberetningen gennemføres.

Brug prøven med udenlandsk medarbejder fra afsnittet om identifikation ved lønoverførsel til at se, hvor oplysningerne indsamles, og hvem der følger op på mangler.