Skift og konsolidér leverandører

Skift eller konsolidér leverandører, når løsningen kan overtage arbejdet, og gevinsten holder efter flytning, dobbelt drift og nye driftsopgaver. Kortlæg først, hvad hvert værktøj bruges til. Luk først en konto, når åbne opgaver og nødvendige data har en aftalt vej videre.

Giv hvert værktøj en beslutning

Saml abonnementer, faglige ejere og de opgaver, medarbejderne løser i hvert system. Medtag værktøjer, som kun én afdeling bruger. To produkter med samme betegnelse er ikke nødvendigvis dubletter: Det ene kan modtage en sag, det andet afslutte eller dokumentere den.

Giv hvert værktøj en foreløbig beslutning: behold, omkonfigurér, flyt eller afvikl. Skriv, hvad beslutningen afhænger af. En nødvendig opgave kan måske løses i et værktøj, I allerede betaler for, men funktion, adgang og plan skal bekræftes i den konkrete opsætning.

Undersøg det arbejde, der skal overtages

Vælg en almindelig opgave og en relevant undtagelse for hvert muligt skift. Få begge vist i den plan, I overvejer. Notér særskilt, hvad der blev vist, hvad der kræver opsætning, og hvad der stadig er ubekræftet. Undersøg især, om oplysninger og ansvar følger med mellem de berørte teams.

Kortlæg afhængigheder før en flytning. Filer under fanen Filer i en Teams-kanal ligger på et tilknyttet SharePoint-websted. Standardkanaler bruger teamets overordnede websted; private kanaler har egne websteder. En fil, der ses fra Teams, er derfor ikke automatisk et særskilt Teams-arkiv.

Kontrollér adgang og ejerskab

Når Teams indgår i en konsolidering, bør I undersøge, om den nye løsning kan videreføre relevante adgangsforhold. Et offentligt team kan alle i organisationen tilslutte sig; et privat team kræver invitation fra en teamejer. Afklar derfor, hvem der skal kunne se og arbejde videre med materialet.

Både offentlige og private Teams kan have standard-, private og delte kanaler. En privat kanal har sit eget SharePoint-websted, som kun kanalens medlemmer kan tilgå. Medtag derfor kanalmedlemskab og adgang til tilknyttede filer, når I vurderer, om arbejdet reelt kan overtages.

Sammenlign fortsættelse og skift

Brug samme periode og aftalernes faktiske datoer. Medtag nødvendige licenser og tilvalg, opsætning, udtræk, import, oplæring, intern tid, dobbelt drift og hjælp efter start. En planlagt opsigelse sænker først betalingen, når den kan gennemføres efter de gældende vilkår.

Vis kontant besparelse og frigjort medarbejdertid hver for sig. Kortere arbejde kan give plads til andre opgaver uden at sænke en faktura eller et lønbudget. Lad ukendte beløb stå åbne, og undersøg, om en længere flytning ændrer beslutningen.

Planlæg ophøret før lukning

Aftal, hvilke poster, filer, relationer og indstillinger I behøver, hvem der henter dem, og hvem der kontrollerer udtrækket. Én eksport omfatter ikke nødvendigvis hele tjenesten. Jira Clouds beskrevne backup kan eksempelvis medtage vedhæftninger, hvis de vælges til, men automatiseringsflows og data fra tredjepartsapps indgår ikke.

Åbn et kendt udsnit uden for den gamle brugerflade. Kan medarbejderen finde den rette post, dens bilag og næste handling? Beslut, om åbne opgaver afsluttes i det gamle system eller overdrages med en ansvarlig.

Ved et databehandlerforhold skal tilbagelevering eller sletning af personoplysninger håndteres efter den konkrete behandling og aftale. Kontolukning dokumenterer ikke i sig selv, at det er sket.

Sæt først en lukningsdato, når nødvendigt arbejde fungerer, historikken er tilgængelig på den aftalte måde, og ansvar for resterende data er afklaret.

Planlægning af ophør og lukning

Afklar udtrækkets rækkevidde

I Jira Cloud oprettes en backup via Settings > System > Backup manager, og backupfilen skal downloades, når den er færdig. Ved oprettelsen kan ekstra filer vælges til, herunder arbejdsopgavebilag, brugeravatarer og logoer.

Atlassian anbefaler, at eksport og import holdes inden for en samlet datamængde på 25 GB og en bilagsstørrelse på 50–100 GB. Atlassian anbefaler også, at der ved bilag, avatarer eller logoer går 48 timer mellem backups. Brug oplysningerne til at vurdere, om den planlagte overtagelse passer til udtrækkets begrænsninger og tidsbehov.

Backuppen kan omfatte arbejdselementer med felter, tavle- og sprintdata, brugere og brugergrupper, kommentarer samt konfiguration som workflows, tilladelser og skærmkonfigurationer.

Automatiseringsflows, tredjepartsapps og appdata samt Jira Service Management-funktioner, der drives af Opsgenie, indgår ikke automatisk.

Cloud- og Data Center-apps udvikles på forskellige grene, og nogle funktioner er inkompatible; team-managed spaces findes eksempelvis ikke i Jira Data Center. Lav derfor en kort oversigt over data og funktioner, som ikke følger med automatisk, giv hvert punkt en ansvarlig, og afklar, om skiftet skal vente.

Afklar udtrækkets rækkevidde i Jira Cloud

Datamængde- og tidsbegrænsninger i Jira Cloud

Afklar ansvar for personoplysninger

Datatilsynet har præciseret, at en bestemmelse i standarddatabehandleraftalen om at indsætte den dataansvarlige som begunstiget tredjemand ved databehandlerens konkurs er valgfri og ikke et direkte krav efter databeskyttelsesreglerne.

Det ændrer ikke den dataansvarliges ansvar for at sikre, at personoplysninger bliver tilstrækkeligt beskyttet, herunder slettet eller tilbageleveret, hvis databehandleren ophører eller går konkurs.

Ansvar for personoplysninger ved leverandørskifte