Implementering og drift
Del af Implementering af ny software
Mål brug gennem nyttige resultater
Følg ny software med mål for afsluttede opgaver, ansvar og overdragelser, og læs aktivitetstal sammen med fejl og tilbagemeldinger.
Mål om den nye software hjælper medarbejderne med at afslutte de aftalte opgaver. Login og klik viser aktivitet, men kan ikke alene vise, om en sag fik den rette ejer, om en overdragelse lykkedes, eller om arbejdet fortsatte i et regneark. Vælg få opgaveresultater, og læs tallene sammen med fejl og tilbagemeldinger.
Definér resultatet før tallet
Tag én arbejdsgang ad gangen. Hvis interne anmodninger skal være lettere at følge, kan et nyttigt resultat være, at hver relevant anmodning har en ansvarlig og et synligt næste skridt. Skriv, hvad der tæller som afsluttet, hvornår målingen begynder, og hvilke sager der indgår. En oprettet sag er ikke nødvendigvis behandlet.
| Spørgsmål | Mulig intern måling | Undersøg samtidig |
|---|---|---|
| Får arbejdet en ejer? | Andel relevante sager med ejer og næste handling | Sager uden ejer eller med forkert tildeling |
| Bliver opgaven afsluttet? | Andel sager afsluttet efter den aftalte regel | Genåbninger og manuelle omveje |
| Fungerer overdragelsen? | Andel sager, hvor modtageren kan fortsætte uden ny indtastning | Manglende felter og rettelser |
Målingerne er eksempler, ikke standardtal fra et produkt. Vælg kun oplysninger, I kan definere og registrere pålideligt. Omveje uden for systemet kan kræve en stikprøve eller samtale for at blive synlige.
Målinger af opgaveafslutning før og efter softwareindførelse
- Får arbejdet en ejer?
- Andel relevante sager med ejer og næste handling
- Bliver opgaven afsluttet?
- Andel sager afsluttet efter aftalt regel
- Fungerer overdragelsen?
- Andel sager, hvor modtageren kan fortsætte uden ny indtastning
Vis nævner og periode
En andel kræver både tæller og nævner. Ti afsluttede sager siger først noget om omfanget, når I ved, hvor mange relevante sager teamet havde i perioden. Opgavemængde, sværhedsgrad og deltagende afdelinger kan ændre tallet. Vis derfor periode, sagsgruppe og antal sammen med andelen.
Sammenlign før og efter indføringen, hvis der findes et brugbart udgangspunkt med samme definition. Hvis den gamle proces registrerede sager anderledes, så beskriv forskellen og brug den første sammenlignelige periode som udgangspunkt fremover. Udled ikke sparede arbejdstimer af kortere gennemløbstid alene; ventetid og aktiv medarbejdertid er forskellige ting.
Brug aktivitet som et spor
Overvåg om de relevante brugere åbner løsningen, og om opgaver registreres der. Lav aktivitet kan have flere forklaringer, herunder adgang, oplæring eller arbejde, der stadig foregår et andet sted. Høj aktivitet kan dække over dobbeltindtastning. Undersøg konkrete sager, før I forklarer tallet.
Vælg målinger efter den beslutning, I skal træffe: udvide udrulningen, rette data, ændre oplæring eller justere arbejdsgangen. Gennemgå et udvalg af sager med dem, der udfører og modtager arbejdet. Registrér fund, ansvarlig og den ændring, der skal prøves. Følg derefter den samme opgavetype igen.
Hvis målingen behandler personoplysninger om medarbejdere, skal formål og nødvendigt omfang vurderes. Del kun de oplysninger, der behøves for at undersøge og rette processen.
