Implementering og drift
Del af Implementering af ny software
Træn medarbejdere i deres egne opgaver
Gør oplæring i ny software relevant for hver rolle med konkrete opgaver, realistiske prøvesager og hjælp ved fejl.
Lad hver medarbejder øve de handlinger, vedkommende skal udføre efter skiftet. Begynd med en genkendelig opgave, brug den adgang medarbejderen faktisk skal have, og øv derefter en rettelse eller undtagelse. En rundtur i menuerne viser ikke, om personen kan fortsætte arbejdet på første arbejdsdag.
Lav et opgavekort for hver rolle
Skriv de vigtigste handlinger for dem, der opretter, godkender, overtager og hjælper med opgaverne. Ved en tænkt intern anmodning indsender medarbejderen sagen, lederen sender den tilbage på grund af manglende oplysninger, og en anden afdeling afslutter den efter rettelsen. Hver rolle skal kunne se sin handling og næste ansvarlige.
| Rolle | Opgave at øve | Tegn på at opgaven kan løses |
|---|---|---|
| Indsender | Oprette og rette en anmodning | Finder status og næste skridt. |
| Godkender | Godkende eller sende tilbage | Ser grundlaget og kan begrunde beslutningen. |
| Modtager | Overtage og afslutte | Finder oplysninger og tidligere beslutning. |
| Lokal hjælper | Undersøge en sag, der står stille | Ved, hvad der kan løses lokalt, og hvad der skal videre. |
Tilpas kortet til jeres arbejde. Én person kan have flere roller, og administratoropgaver kan kræve særskilt øvelse.
Øv med den tilsigtede adgang
Brug et egnet prøvemiljø med realistiske, ufølsomme sager. Lad medarbejderen bruge sin tilsigtede rolle. Hvis øvelsen kun virker fra underviserens administratorkonto, ved I endnu ikke, om medarbejderen kan udføre opgaven. Notér, hvor personen går i stå: mangler en oplysning, er en handling utilgængelig, eller er arbejdsreglen uklar?
Efter en kort forklaring kan medarbejderen prøve en lignende sag uden trinvis hjælp. Giv derefter en sag, der bliver afvist eller tildelt forkert. Personen behøver ikke huske alle skærmbilleder, men skal kunne finde næste handling og vide, hvor hjælpen findes.
Trinvis træning i softwareopgaver – Fra prøvemiljø til selvstændig udførelse
- Brug et realistisk prøvemiljø med ufølsomme sager
- Lad medarbejderen bruge sin tilsigtede rolle og adgang
- Notér, hvor personen går i stå (manglende oplysning, utilgængelig handling, uklar arbejdsregel)
- Giv kort forklaring og lad personen prøve en lignende sag uden trinvis hjælp
- Prøv en sag, der bliver afvist eller tildelt forkerttest reaktion og hjælpesøgning
Læg hjælpen tæt på opgaven
Skriv korte instruktioner til de trin, der giver spørgsmål: nødvendige oplysninger, afvisning og forkert tildeling. Angiv det forventede resultat. Udpeg en lokal hjælper og en vej videre til den, der kan ændre opsætning eller data.
Lad hjælperne gennemgå både et almindeligt spørgsmål og en fejl, de ikke selv kan løse, før den brede udrulning. Aftal, hvad de registrerer, så tilbagevendende problemer kan rettes i instruktionen eller løsningen.
Kontrollér opgaven, ikke fremmødet
Bed efter øvelsen medarbejderen løse en ny, sammenlignelig sag. Notér om den blev afsluttet, hvor hjælp var nødvendig, og hvad der gik galt. En deltagerliste siger ikke alene, om personen kan arbejde i systemet.
Ret instruktion, adgang eller arbejdsgang efter årsagen. Gentag den relevante øvelse, når opsætningen ændres, eller en medarbejder får en ny rolle.
Kontrol af træningsresultater – Efter øvelsen
- Opgaven blev afsluttet
- Ja/Nej
- Hjælp var nødvendig
- Ja/Nej
- Hvor gik det galt?
- Manglende oplysning / Utilgængelig handling / Uklar arbejdsregel
