Implementering og drift
Del af Implementering af ny software
Rens data før en migrering
Afgræns data, afklar dubletter og ugyldige værdier, og afstem en prøveimport før virksomheden skifter system.
Afgør hvilke data det nye system skal bruge, før I flytter dem. Find fejl og dubletter, beslut hvordan de skal rettes, og afprøv importen med poster, hvis forventede resultat I kender. At en fil kan indlæses, viser ikke, at medarbejderne kan bruge oplysningerne korrekt.
Afgræns det, der skal flyttes
Lav en oversigt over aktive poster, nødvendig historik, bilag, brugerroller og forbindelser mellem poster. Skriv for hver type, hvorfor den behøves i det nye system, og hvem der træffer beslutningen. Skeln mellem med i første import, afventer afklaring og skal ikke indlæses i det nye system. En post skal have en dokumenteret beslutning, selv om den ikke passer i importskabelonen.
Historik kan efter en konkret vurdering opbevares uden for den nye daglige arbejdsflade. Hvis data omfatter personoplysninger, skal formål, nødvendighed, rigtighed og fortsat opbevaring vurderes for den konkrete behandling.
Find fejl, der ændrer betydningen
Undersøg et udsnit, og gruppér fejlene. En mulig dublet kan give to ejere af samme sag. Et tomt statusfelt kan skjule en åben opgave. En dato kan have korrekt format og stadig betyde noget andet i målsystemet end i kilden.
Problem / Beslutning før import
- Mulig dublet
- Hvilken post er gældende, og hvad skal bevares?
- Manglende nøglefelt
- Kan værdien rettes, eller må posten afklares manuelt?
- Ukendt status
- Hvad betyder den gamle værdi, og findes et sikkert modstykke?
- Brudt relation
- Hvilken sag, kontakt eller fil hører posten til?
- Forældet oplysning
- Skal den rettes, udelades fra daglig brug eller bevares særskilt?
Sæt ikke en standardværdi ind for at skjule ukendt betydning. Dokumentér regler for sammenlægning og feltoversættelse, så de kan bruges ved næste udtræk.
Vigtige datakvalitetsindikatorer
- Antal potentielle dubletter
- Angivet i dokumentation
- Manglende nøglefelter
- Angivet i eksportrapport
- Ukendte statusværdier
- Angivet i kvalitetsscreening
- Brudte relationer
- Registreret i analyse
Ret i den gældende kilde, når det er muligt
Hvis kilden fortsat vedligeholdes frem til skiftedagen, bør en forkert værdi som udgangspunkt rettes dér. Ellers kan næste eksport genskabe fejlen. Kan kilden ikke rettes, så dokumentér en kontrolleret rettelse i mellemleddet og afstem den ved næste udtræk. Før en liste over postreference, fejl, beslutning, ansvarlig og status. Begræns adgangen, hvis listen indeholder personoplysninger.
Slet eller sammenlæg ikke poster alene på grundlag af ens navne. Få den relevante fagperson til at afgøre tvivlstilfælde, og bevar de referencer, som viser forbindelserne efter flytningen.
Prøv importen og afstem resultatet
Vælg kendte prøvesager: en almindelig post, en mulig dublet, en post med bilag og en med flere relationer. Skriv på forhånd, hvad hver post skal blive til. Importér i et egnet prøvemiljø, og kontrollér både antal og indhold. Kan en bruger med den tilsigtede adgang finde den rigtige post, ejer, status og tilknyttede materiale?
Registrér afvigelser, ret årsagen, og gentag den relevante prøve. Planlæg også ændringerne mellem prøveimport og skiftedag: Hvornår stopper registrering i den gamle kilde, hvad skal overføres til sidst, og hvem afstemmer resultatet efter skiftet? Den konkrete fremgangsmåde afhænger af systemernes eksport- og importmuligheder.
