Vælg en lille pilotgruppe

Vælg deltagere efter den arbejdsgang, der skal afprøves. Gruppen skal være lille, så I kan følge opgaver og fejl tæt, men den skal dække de roller og overdragelser, som første udrulning kræver. En gruppe med kun projektmedlemmer overser let trin, en almindelig bruger finder svære.

Begynd med pilotens spørgsmål

Skriv, hvad gruppen skal hjælpe med at afgøre. Ved en intern anmodning kan spørgsmålet være: Kan den oprettes, godkendes, sendes tilbage og afsluttes med en synlig ansvarlig i hvert trin? Vælg derefter personer, der rent faktisk udfører eller modtager disse handlinger.

Rollerne kan være fordelt på færre personer i en lille virksomhed. Medtag også en bruger, der ikke har været med til opsætningen. Det gør det lettere at opdage trin, som kun projektgruppen kender.

Vælg relevante arbejdsforhold

Notér forskelle i arbejdssted, rolle, sprog, udstyr og adgang, hvis de kan påvirke første udrulning. En test med administratoradgang ved et skrivebord viser ikke, hvad en medarbejder med andre rettigheder eller en anden enhed kan gøre. Piloten behøver dog ikke dække alle tænkelige situationer.

Aftal start, slut og hvilke opgaver deltagerne må udføre. Hvis virkelige sager indgår, skal alle vide, hvilket system der er gældende, og hvem der tager over ved fejl. Brug egnede fiktive data til undtagelser, der ikke bør prøves i en virkelig sag.

Få tilbagemeldinger, der kan bruges

Bed deltagerne notere opgave, forventet resultat, faktisk resultat og eventuel omvej. Spørg, hvor de måtte have hjælp. En kommentar som »svært at bruge« bliver mere nyttig, når den knyttes til et bestemt trin.

Gennemgå fundene med ejeren af arbejdsgangen og den ansvarlige for opsætningen. Skeln mellem uklar instruktion, manglende adgang, dårlige data og et trin, løsningen ikke understøtter som ønsket. Giv hvert problem en ansvarlig, og prøv den ændrede del igen. Beslut derefter, om næste gruppe skal have adgang, eller om piloten skal fortsætte i afgrænset form.