Implementering af ny software

Start med de opgaver, medarbejderne skal løse i den nye software. Udpeg ansvarlige, afprøv et afgrænset forløb med de berørte roller, kontrollér data til flytning, og træn medarbejderne før udrulning. Beslut på forhånd, hvilke fejl der kan accepteres ved start, og hvem der kan udsætte skiftet.

Aftal mål og ansvar

Beskriv et resultat, der kan ses i arbejdet. En intern anmodning kan for eksempel have en tydelig ansvarlig, kunne sendes tilbage til rettelse og afsluttes uden ny indtastning hos næste team. Skriv, hvordan opgaven løses nu, og hvad der skal fungere efter skiftet.

Udpeg ansvarlige for arbejdsgang, data, opsætning, medarbejderhjælp og beslutningen om udrulning. Leverandøren kan hjælpe med produktet, men jeres organisation skal fastlægge, hvad en korrekt sag og en brugbar overdragelse betyder i arbejdet.

Vigtige krav og regler ved implementering af software i Danmark

Træf beslutninger før hver fase

En gennemført import er ikke nok, hvis medarbejderne mangler adgang, ikke kan finde opgaverne eller ikke ved, hvem der hjælper, når arbejdet standser.

Brug piloten til at rette planen

Lad pilotgruppen dække hele den valgte arbejdsgang. Hvis én opretter en sag, en anden godkender, og et tredje team udfører den, skal overdragelserne kunne prøves. Skriv forventet resultat ned for en almindelig opgave og en relevant undtagelse.

Registrér, om opgaven blev afsluttet, krævede en manuel omvej eller standsede. Skeln mellem problemer med data, adgang, arbejdsregel og opsætning. Giv hver rettelse en ejer, og prøv den berørte del igen.

Piloten viser, hvad der bør forbedres før næste gruppe; den kan ikke alene bekræfte forholdene i alle afdelinger.

Kontrollér data og oplæring

Aftal, hvilke poster og relationer den nye løsning behøver. Vurdér særskilt, hvad der skal ske med gammel historik. Ved personoplysninger skal formål, nødvendighed, rigtighed og fortsat opbevaring vurderes for den konkrete behandling.

Prøv en import med kendte poster, og kontrollér blandt andet ejer, status, bilag og forbindelser. Planlæg, hvordan ændringer efter prøveimporten kommer med ved skiftet.

Lad hver rolle øve sine egne opgaver med den adgang, rollen skal have efter start. Brug egnede prøvedata, og øv også afvisninger eller fejl. Giv medarbejderne en tydelig vej til hjælp om arbejdsregler, data og opsætning.

Gør go-live-parathed til en beslutningsport

Vurdér paratheden tidligt i forløbet, og gentag vurderingen, når arbejdet skrider frem. Se på status, parathed, fuldstændighed og modenhed for hver aktivitet, så mangler bliver synlige, før de påvirker skiftet.

Lad implementeringsteamet og de centrale interessenter gennemgå paratheden samlet. Gennemgangen kan danne grundlag for en go/no-go-beslutning blandt projektets beslutningstagere og styregruppe; den bør vise, hvilke forhold der stadig mangler afklaring.

Brug en samlet tjekliste til at sikre, at integrationstest, accepttest og ydelsestest er afsluttet og godkendt, og at løsningen kan sættes i produktion. Tjek også dataflytnings- og skifteplan, supportplan, nødvendige licenser og brugeradgange samt kritiske åbne problemer fra tidligere gennemgange.

Planlæg skiftet tidligt og konkret

Begynd at planlægge skiftet tidligt, og opdatér planen, efterhånden som projektet lærer mere. Skiftestrategien bør fastlægge mål, ressourcer, tidspunkt, kommunikation og ansvar, så deltagerne ved, hvem der gør hvad, og hvordan ændringer meldes ud.

Vælg tidspunkt med plads til forsinkelser og uforudsete problemer. Tag højde for tiden til test, fejlrettelser, klargøring af produktionsmiljøet og de øvrige skifteopgaver, og læg så vidt muligt skiftet i en mindre travl periode.

Undgå at planlægge skiftet, når virksomheden skal lukke regnskab eller rapportere resultater. Tag også højde for helligdage og ferie, så de nødvendige personer kan være til rådighed under skiftet.

Planlægning af skiftet – tidsramme og hovedpunkter

Gør skifteplanen klar til udførelse

Lav en plan med de konkrete opgaver under skiftet og med kontrol og godkendelse for hver opgave. Planen skal vise, hvem der udfører opgaven, hvordan resultatet kontrolleres, og hvem der kan tage stilling, hvis en opgave ikke lykkes.

Skiftet foregår i et afgrænset tidsrum, hvor hverken det gamle eller det nye system kan bruges. Planlæg derfor rækkefølgen, så afhængigheder og nødvendige overdragelser er kendte, og så deltagerne ved, hvordan problemer håndteres undervejs.

Hvis udrulningen sker i flere etaper, planlæg også de kommende skift. Brug erfaringerne fra hver etape til at justere planen, før løsningen åbnes for næste gruppe.

Beslut om skiftet kan gennemføres

Gennemgå opgaver, undtagelser, data, adgange, forbindelser, oplæring, support og åbne fejl. Aftal rækkefølge og kontrol på skiftedagen, og hvad I gør, hvis en væsentlig opgave ikke fungerer. Øv planen i et egnet prøvemiljø.

Efter start bør I følge både aktivitet og opgaveresultater. Et login viser, at systemet blev åbnet; det viser ikke, om en sag fik den rette ejer eller blev afsluttet uden ekstra arbejde. Undersøg konkrete fejl og omveje, før udrulningen udvides.