Vælg virksomhedssoftware til danske teams

Vælg virksomhedssoftware efter de opgaver, teamet skal løse, og de overdragelser, systemet skal understøtte. Beskriv arbejdet, før I laver en produktliste. Sammenlign derefter få løsninger på de samme opgaver, og undersøg adgang, data og drift, før I beslutter jer.

Begynd med det resultat, I mangler

Skriv den ændring ned, som medarbejderne skal kunne mærke. Det kan være, at en kundeforespørgsel får en tydelig ejer, at projektgruppen arbejder fra den samme opdaterede plan, eller at en godkendt opgave ikke skal tastes igen. En ønskeliste over funktioner er mindre brugbar, hvis ingen kan forklare, hvad funktionerne skal forbedre.

Tal med dem, der opretter, udfører og overtager arbejdet. Følg et almindeligt forløb og et, der går galt. Notér, hvor oplysninger opstår, hvor de rettes, og hvem der skal kunne se resultatet. Brug beskrivelsen som grundlag for kravene.

Kortlæg den teknologiske sammenhæng

En løsning skal passe ind i den teknologiske sammenhæng, teamet allerede arbejder i. Notér derfor, hvilke systemer og datakilder den skal kunne fungere sammen med, og om de er under forandring. Tidligere valg kan også have en begrundelse, som stadig har betydning for, hvad teamet kan drive og videreudvikle.

Undersøg, hvor I kan finde eksisterende værktøjer eller komponenter, der kan dække behovet. Se samtidig på relevante sikkerhedstrusler og på, hvordan de kan begrænses. Nye teknikker og standarder kan ændre de begrænsninger, I vurderer løsningerne ud fra, og åbne andre muligheder.

Afklar overdragelser mellem værktøjer

Når valget står mellem en suite og separate værktøjer, undersøg kort, hvordan oplysninger og ansvar overdrages. Den nærmere sammenligning hører til i en særskilt vurdering.

Hold beslutningen åben for ny viden

Når teamets forståelse af behovet ændrer sig, bør den valgte teknologi kunne tilpasses. Vurder derfor ikke kun, om løsningen dækker kravene nu, men også om I kan ændre retning senere. En prototype kan indgå i afklaringen, før I lægger jer fast på et valg.

Se på de samlede omkostninger ved at eje og drive løsningen, ikke kun den umiddelbare anskaffelse. Afhængighed af en leverandør eller lange bindinger kan gøre det sværere at skifte mening. Hold også fast i, at teamet skal have kontrol over de data, det opbevarer.

Gør kravene sammenlignelige

Del kravene i det, arbejdet afhænger af, det, der sparer væsentligt arbejde, og det, der ville være rart at have. Skriv hvert vigtigt krav som en opgave med et forventet resultat. Så kan I undersøge, hvad et leverandørsvar som »understøttes« dækker over.

Bed om svar for den plan og de tilvalg, tilbuddet faktisk omfatter.

Sammenligning af funktioner i Odoo vs. Personio (2024)

Undersøg ansvar og begrænsninger

For cloudløsninger bør I afklare sikkerhedsansvar, opsætning, løbende kontrol og adgang til data ved ophør. Hvis en leverandør behandler personoplysninger på jeres vegne, skal I afklare rollerne, og om behandlingen indebærer en databehandlerkonstruktion. Undersøg også, hvilke andre parter der behandler oplysningerne. Vurdér aftalen og ydelsen i forhold til den konkrete behandling.

Sammenlign det, tilbuddene samlet kræver: brugerroller, moduler, opsætning, integrationer, oplæring, support og løbende administration. Spørg, hvem der retter en forkert regel, og hvem der hjælper, hvis en overførsel stopper.

Datatilsynet skelner mellem den dataansvarlige, som bestemmer formålet med og hjælpemidlerne til behandlingen, og databehandleren, som behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige og efter dennes instruks. Det er ydelsen og behandlingens karakter, ikke blot det forhold, at der findes en aftale, der afgør, om der er tale om en databehandlerkonstruktion.

Afklar rollerne, før behandlingen begynder, også hvis flere parter er involveret. Datatilsynet peger på, at usikkerhed om ansvaret kan betyde, at ingen tager det på sig, eller at en part påtager sig et ansvar, den ikke har.

Fordele og ulemper ved cloud-løsninger i danske virksomheder

Træf beslutningen på samme grundlag

Giv de relevante leverandører den samme opgave og de samme spørgsmål. Registrér, hvad der blev vist, hvad der kræver opsætning, og hvad der kun blev beskrevet. Lad både en medarbejder og en ansvarlig for administrationen vurdere resultatet.

Vælg den løsning, der kan gennemføre de vigtigste opgaver med et ansvar, teamet kan håndtere, og begrænsninger, I kan acceptere. Hvis et afgørende forløb stadig er ubekræftet, afgræns en prøve, før I beslutter jer for en større udrulning.