Softwarevalg
Del af Vælg virksomhedssoftware til danske teams
Beskriv arbejdsprocesserne før produkterne sammenlignes
Kortlæg start, oplysninger, ansvar, beslutninger og undtagelser, så softwareleverandører kan vurderes på samme konkrete opgaver.
Beskriv først, hvad der starter opgaven, hvem der tager næste skridt, og hvornår den er færdig. Derefter kan I bede leverandører om at løse samme problem i stedet for at sammenligne funktionslister.
Følg arbejdet, som det foregår
Følg arbejdet, som det foregår
Vælg en tilbagevendende opgave med tydelig modtager, fx en intern anmodning om hjælp til en kunde. Tal med både afsender og modtager. Se efter trin uden for systemet: en chatbesked, et regneark eller en mundtlig godkendelse.
Skriv forløbet i almindeligt sprog: udløser → nødvendige oplysninger → beslutning → udførelse → besked om resultatet. Tilføj kun trin, der faktisk bruges eller er nødvendige. Hvis to medarbejdere beskriver forløbet forskelligt, registrér forskellen i stedet for at tegne et idealforløb.
Angiv ansvar ved hver overdragelse
Angiv ansvar ved hver overdragelse
For hvert trin skal det fremgå, hvem der afleverer, hvem der modtager, og hvordan modtageren ved, at arbejdet er klar. Spørg også, hvor den gældende oplysning findes. Et kundenavn i flere systemer er mindre vigtigt end at vide, hvilken post der skal rettes, når navnet er forkert.
Brug denne skabelon til hver vigtig opgave:
Felt / Skriv ned
- Start
- Hvilken hændelse udløser arbejdet?
- Inddata
- Hvad skal være kendt, før nogen kan handle?
- Ansvar
- Hvem ejer opgaven nu og efter overdragelse?
- Beslutning
- Hvem må godkende, afvise eller sende tilbage?
- Slut
- Hvilket synligt resultat betyder, at opgaven er færdig?
- Fejl
- Hvor ses manglende oplysninger eller en sag uden ejer?
Tilpas felterne til det arbejde, I undersøger.
Beskriv en undtagelse før et produktkrav
Beskriv en undtagelse før et produktkrav
Tag en sag, hvor den normale ansvarlige er fraværende, eller oplysningerne er forkerte. Hvem opdager problemet? Må sagen fortsætte, og hvem retter den? På den måde kan I se uklart ansvar, før I beder et nyt værktøj understøtte forløbet.
Omsæt derefter forløbet til krav. Skriv eksempelvis: Når en anmodning afvises, skal afsenderen kunne se begrundelsen og rette samme sag, mens ansvaret for næste trin er synligt. Det kan leverandøren forsøge at vise. Kravet »fleksibel godkendelse« er sværere at vurdere.
Aflever et brugbart grundlag
Aflever et brugbart grundlag
Slut med et proceskort, en liste over nødvendige oplysninger, de vigtigste undtagelser og et lille udvalg af opgaver, som leverandørerne skal vise. Markér, hvad I ved fra nuværende arbejde, og hvad der stadig er en antagelse. Hvis andre medarbejdere eller afdelinger beskriver et andet forløb, kan I justere grundlaget, før produktet vælges.
