Procesautomatisering

Procesautomatisering egner sig, når en tilbagevendende opgave har et tydeligt startpunkt, klare regler og et resultat, der kan kontrolleres. Fjern unødige trin først, og automatisér derefter det arbejde, der faktisk gentager sig. Placér en menneskelig beslutning dér, hvor en fejl kan få væsentlige følger.

Beskriv arbejdet før teknikken

Følg én opgavetype fra start til slut: Hvad udløser den, hvilke oplysninger kræves, hvem træffer beslutninger, og hvornår er sagen afsluttet? Beskriv manglende oplysninger, afvisninger og fejl. Afklar årsagen, hvis medarbejdere håndterer samme situation forskelligt, før den bliver til en automatisk regel.

Skeln mellem et problem i arbejdsgangen og et behov for software. En påmindelse løser sjældent uklart ansvar, mens gentagen overførsel af samme kontrollerede oplysning kan være et egnet automatisk trin.

Vælg en egnet pilotopgave

Gentagne administrative opgaver er oplagte kandidater, når arbejdsgangen kan beskrives med faste trin. RPA kan blandt andet bruges til dataoverførsel, dataindtastning, opdatering af kundeprofiler og lagerstyring. Betragt eksemplerne som pejlemærker for opgavetyper, ikke som garanti for at en bestemt proces bør automatiseres.

RPA kan sættes op til at klikke og skrive på tværs af applikationer. Det kan være relevant, når gentagne handlinger ellers udføres manuelt, men vurder om reglerne og oplysningerne er stabile nok til ensartet håndtering.

Fordeler og ulemper ved RPA i danske virksomheder

Afgræns det automatiske trin

Et flow har typisk en udløser og efterfølgende handlinger. I Microsoft Power Automate starter udløseren et cloudflow, og handlingerne udføres bagefter. Det beskriver produktets opbygning, ikke alle automatiseringsværktøjer.

Prøv én opgave

En første pilot kan registrere en intern anmodning og sende den til den rette person, mens godkendelsen forbliver menneskelig. Aftal på forhånd, hvad forsøget skal vise, og gennemgå et normalt forløb, manglende data, en afvisning og en fraværende ansvarlig. Skriv forventet og faktisk udfald ned; en vellykket demonstration af normalforløbet siger kun lidt om undtagelserne.

Brug fiktive eller egnede anonymiserede oplysninger i prøveopsætningen, hvor det er muligt. Fastlæg, hvem der kan stoppe forsøget.

Afprøv undtagelser før udvidelse

Udvid først piloten, når I har set, hvordan den håndterer de tilfælde, der afviger fra standardforløbet. Brug gennemgangen til at afklare, om en undtagelse skal sendes til manuel behandling, eller om arbejdsgangen skal ændres, før forsøget fortsætter.

RPA udfører opgaver efter de konfigurerede trin, mens mennesker kan bruge tiden på mere følsomme eller komplekse opgaver. Det gør det vigtigt at afgrænse, hvilke sager flowet må behandle selv, og hvilke der skal standses til vurdering.

Bevar kontrol og mål gevinsten

Ved en følsom handling, eksempelvis ændring af betalingsoplysninger, kan automatiseringen samle grundlaget og vente på en godkender. Godkenderen skal se den konkrete ændring og kunne afvise den.

Power Automate understøtter flere godkendelsesmønstre. Et svar i en godkendelsesfunktion gør dog ikke i sig selv resten af processen sikker; flowet skal håndtere udfaldet korrekt.

Mål aktiv medarbejdertid på sammenlignelige sager før og efter. Medtag kontrol, fejlretning, opsætning og løbende vedligeholdelse. En kortere gennemløbstid er ikke nødvendigvis det samme som sparede arbejdstimer. Registrér kvalitet: korrekt tildeling, rigtige oplysninger og sager, der krævede manuel reparation.

Vælg et godkendelsesforløb, der passer

Hvis flere personer skal godkende, skal reglen for svar være tydelig. I Power Automate kan alle godkendere skulle svare, eller én godkendelse eller afvisning kan afslutte anmodningen, afhængigt af den valgte type.

Godkendelser kan også følge en fast rækkefølge, hvor næste person først får anmodningen efter den foregående har svaret. Ved brugerdefinerede svar kan mulighederne tilpasses, og flowet kan vente på alle svar eller kun ét svar.

Aftal, hvem der skal svare, hvad der sker ved afvisning, og om en enkelt godkender kan afslutte sagen. Handlinger efter godkendelsen bør først udføres, når det relevante svar er modtaget.

Gør driften synlig

Udpeg en ejer af reglen og en person, der reagerer på fejl. Undersøg, hvordan den valgte løsning viser fejlede kørsler og afventende sager. Administratorer kan følge fejl på tværs af flows og miljøer i Power Platform-administrationscentrets overvågning, mens den daglige ejer bør vide, hvem der håndterer sager, som går i stå.

Aftal en kontrol af sagerne frem for kun at vente på beskeder. Gennemgå reglen igen, når formularer, ansvar eller forretningskrav ændres.

Forstå fejlbeskederne

I Power Automate sendes en kørselsbaseret fejlmail, når systemet genkender et kendt problem med en konkret løsning, eksempelvis en afbrudt forbindelse eller en handling, der er blevet begrænset. Hvis årsagen ikke kan knyttes til en kendt løsning, kommer der ikke nødvendigvis en særskilt mail for den fejlede kørsel.

En ugentlig fejloversigt samler fejl på tværs af miljøer fra den forløbne uge. Kørselsbaserede fejlalarmer har desuden en pause på 28 dage for samme flow efter en sendt alarm, så gentagne fejl ikke nødvendigvis giver en ny mail med det samme.

Brug derfor mail som hjælp til fejlsøgning, ikke som eneste kontrol. Administratorer kan følge fejl på tværs af flows og miljøer i administrationscentrets overvågning, og den daglige ejer bør vide, hvem der håndterer sager, som går i stå.