Beregn besparelser fra faktisk tidsforbrug

Beregn frigjort tid ud fra det faktiske arbejde før og efter automatisering. Medtag kontrol, fejlretning, opsætning og vedligeholdelse. En hurtigere kalendertid frigør ikke automatisk et tilsvarende antal arbejdstimer.

Mål sammenlignelige sager

Definér en sags omfang og registrér antal sager samt aktive minutter til indtastning, kontrol, kommunikation og rettelser. Medtag almindelige sager og relevante undtagelser. Brug samme afgrænsning efter ændringen; flyttes arbejdet til en anden medarbejder, tæller tiden stadig med.

Power Automates opgaveanalyse viser tider for aktiviteter og varianter. Gennemløbstid defineres som tiden fra første til sidste hændelse i en sag. Den kan indeholde ventetid og bør ikke bruges som mål for aktiv medarbejdertid.

Regn først i minutter

For én valgt periode kan I beregne:

Frigjort tid = aktiv tid før − aktiv tid efter − ekstra kontrol og rettelser − vedligeholdelse − opsætning i perioden.

Tæl hver aktivitet én gang. Hvis den aktive tid efter allerede omfatter kontrollen, skal den ikke trækkes fra igen.

I et tænkt eksempel håndterer et team 80 ensartede sager om måneden. Arbejdet tager 6 minutter pr. sag før og 2 minutter efter ændringen. Derudover bruger teamet 30 minutter på rettelser, 45 på vedligeholdelse og 120 på opsætning i første måned.

Resultatet er to timer og fem minutter i første måned. Hvis mængde og tidsforbrug forbliver de samme, og opsætningen ikke gentages, bliver det tænkte tal 245 minutter i en senere måned. Tallene er en regneøvelse, ikke et målt resultat eller et løfte om varig besparelse.

Fortolk resultatet

Vis antal sager og tid pr. sag. Beskriv undtagelser særskilt, da et gennemsnit kan skjule dem. Gang ikke én vellykket prøvesag op til et år uden at undersøge den normale variation.

Frigjort tid er heller ikke automatisk en kontant besparelse. Medarbejderne kan bruge tiden på andre opgaver, mens lønbudgettet er uændret. En økonomisk vurdering må desuden medtage faktiske udgifter til licens, opsætning og drift.

Afslut regnestykket med måleperiode, antal sammenlignelige sager, aktiv tid før og efter, ekstraarbejde og de vigtigste forbehold. Så kan beregningen gentages, når opgavemængden ændrer sig.