Softwarevalg
Del af Procesautomatisering
Skeln mellem en procesforbedring og et nyt værktøj
Find årsagen til et besværligt arbejdsforløb, prøv en procesændring, og afgør derefter, om der er et reelt behov for software.
Et nyt værktøj giver mening kun når arbejdsgangen er afklaret, men det nuværende system ikke kan understøtte den tilstrækkeligt. Hvis problemet skyldes uklare regler, dobbeltarbejde eller manglende ansvarlig, bør I først undersøge processen. Ellers følger uklarheden med ind i det nye system.
Beskriv problemet uden et produktnavn
Beskriv problemet uden et produktnavn
Følg én tilbagevendende opgave. Hvor begynder den, hvem modtager den, hvilke oplysninger mangler ofte, og hvor går den i stå? Bed både afsender og udfører beskrive forløbet. Forskellige svar kan vise, at en vigtig regel ikke er fælles.
Formulér problemet som noget, der kan observeres: Anmodninger mangler en ansvarlig, når den normale modtager er fraværende. Det giver et bedre udgangspunkt end vi mangler automatisering.
Sammenlign mulige ændringer
Sammenlign mulige ændringer
| Problem | Procesændring at undersøge | Muligt restbehov for software |
|---|---|---|
| En sag sendes til flere uden ejer | Aftal modtager og stedfortræder | Automatisk tildeling ud fra klare oplysninger |
| Samme oplysning tastes flere gange | Fjern overflødige felter og udpeg en fælles kilde | Overførsel af nødvendige værdier mellem systemer |
| Godkendelser trækker ud | Afklar beslutningsret og nødvendigt grundlag | Samlet status og påmindelser |
Forslagene er kun udgangspunkter. Analysér årsagen i det konkrete arbejde, inden I vælger en løsning.
Prøv en procesændring først
Prøv en procesændring først
Vælg én ændring, f.eks. en tydelig modtager eller en regel for, hvornår en sag er klar til godkendelse. Registrér i en aftalt periode, hvor mange sager der stadig mangler oplysninger, går i stå eller må genåbnes. Notér også, om den nye regel kræver ekstra arbejde.
Hvis ventetiden forsvinder, er et nyt værktøj måske overflødigt. Hvis medarbejdere stadig kopierer den samme kontrollerede værdi mellem systemer, er den resterende opgave til et værktøj blevet mere præcis.
Undersøg kun den teknik, der er nødvendig
Undersøg kun den teknik, der er nødvendig
Microsofts Power Automate tilbyder procesanalyse via hændelseslog og opgaveanalyse via registrerede brugerhandlinger. Sådanne analyser kan vise variationer, men kræver egnede data og fortolkning. Eksisterende systemer registrerer ikke altid alle relevante hændelser. Et proceskort kan ikke alene afgøre, om et trin er nødvendigt for kvalitet eller kontrol.
Beskriv kravene ud fra den forbedrede arbejdsgang: Hvad starter opgaven, hvilke data bruges, hvad må ske, og hvem håndterer undtagelser? Vælg derefter mellem en ændret regel, bedre brug af et eksisterende værktøj eller en ny løsning.
