Softwarevalg
Del af Procesautomatisering
Vælg en afgrænset opgave til en pilot
Vælg en opgave med klare grænser, fastlæg forventede udfald, og vurder både normale sager og undtagelser før en udvidelse.
Vælg en pilotopgave med tydelig start, synligt slutresultat og fejl, der kan opdages. Opgaven bør forekomme ofte nok til at vurdere flere tilfælde. Piloten skal besvare ét konkret spørgsmål; den behøver ikke automatisere hele processen.
Sæt en grænse om opgaven
Beskriv opgaven i én sætning: Når dette sker, kontrolleres disse oplysninger, og dette resultat vises for denne person. Kræver beskrivelsen mange undtagelser, så vælg et mindre trin. Ved en intern anmodning kan piloten eksempelvis registrere og tildele sagen, mens beslutning og betaling holdes udenfor.
Skriv også, hvad piloten ikke må gøre. Må den sende eksterne beskeder? Hvilke data må bruges? Hvem kan sætte den på pause? Grænserne gør det lettere at vurdere forsøget og håndtere en fejl.
Sammenlign kandidater
Vurder et par opgaver med de samme spørgsmål:
- Forekommer opgaven ofte nok til, at flere tilfælde kan observeres?
- Er inddata og regler nogenlunde stabile?
- Kan tvivlstilfælde sendes til en person?
- Kan en fejl opdages og rettes, før den får væsentlige følger?
- Kan tid, kvalitet og antal sager registreres?
Stort tidsforbrug er ikke nok i sig selv. Et mindre trin med klare udfald kan give et bedre første forsøg end en omfattende opgave med uklare beslutninger.
Skriv kriterier før forsøget
Beskriv forventet udfald for et normalt tilfælde, manglende oplysninger, en dublet, en afvisning og en fraværende ansvarlig. Notér, hvor resultatet skal kunne ses, og hvem der tager over, hvis reglen ikke kan fortsætte. Dette er forslag til prøvetilfælde, ikke udførte tests.
I Power Automate starter en udløser et cloudflow, hvorefter handlinger udføres. Brug samme klarhed i jeres pilotbeskrivelse, uanset værktøj: Hvilken hændelse starter forsøget, og hvilken handling er tilladt? At et flow er startet, betyder ikke, at sagen er færdigbehandlet.
Forventede udfald i piloten
- Normalt tilfælde
- Sagen behandles korrekt uden intervention
- Manglende oplysninger
- Sagen stoppes, og en person bliver informeret
- Dublet
- Sagen markeres som duplikat og afvises automatisk
- Afvisning
- Sagen sendes til en ansvarlig for manuel behandling
- Fraværende ansvarlig
- Sagen ventes i kø eller omdirigeres til alternativ ressource
Vurder resultatet
Notér for hver prøvesag forventet udfald, faktisk udfald og eventuel manuel rettelse. Gennemgå også sager, hvor intet skete. En fejl kan muligvis ses i værktøjets kørselsoversigt, selv om der ikke kom en særskilt besked. Power Automate sender eksempelvis ikke en særskilt e-mail for enhver fejlet kørsel.
Aftal beslutningskriteriet før piloten: fortsæt, hvis resultatet opnås med acceptabel kvalitet og håndterbart kontrolarbejde; ret et afgrænset problem og prøv igen; eller stop, hvis reglerne ikke kan gøres tydelige. Skriv, hvad I observerede, og hvad der stadig er ukendt, før opgaven udvides.
