Test eksport og datakvalitet

Test CRM-eksporten ved at hente et lille, repræsentativt datasæt og åbne det uden for systemet. Kontrollér både poster og forbindelser mellem kontakt, virksomhed, salgsmulighed og aktivitet. Rækker med navne og beløb er utilstrækkelige, hvis sammenhængen mangler.

Aftal, hvad data skal bruges til

Hvad skal udtrækket bruges til? Formålet afgør, om du har brug for feltværdier, aktiviteter, noter, filer, historik eller opsætningsoplysninger. Bed leverandøren skelne mellem udtræk; en eksport af poster er ikke en automatisk kopi af hele systemet.

Brug fiktive prøveposter: en virksomhed med flere kontakter, to salgsmuligheder, en tabt sag og en aktivitet knyttet til én mulighed. Notér de forventede relationer før eksporten. Så kan I undersøge, om en manglende forbindelse skyldes data, rettigheder eller eksportmetoden.

Kontrollér mere end antallet af rækker

Hos HubSpot indeholder standardeksporten felter og relationer fra den valgte visning. Kontaktaktiviteter – opkald og noter – kræver en anden eksportvej end posteksporten.

Hos Pipedrive kan en administrator eksportere efter datatype; en listevisning bruges til et valgt udsnit. Aktiviteter, noter og filer knyttet til salg og kontakter eksporteres separat. Eksport kræver passende rettigheder og omfatter kun poster, brugeren har adgang til. Kontrollér derfor både brugerrolle og datatyper.

Eksportmuligheder i HubSpot vs. Pipedrive

Find kvalitetsfejl ved kilden

Kontrollér for dubletter, tomme nødvendige felter, forældede kontaktoplysninger og muligheder uden forståelig status eller ejer. Ret forkert værdi i kilden, og dokumentér bevidste undtagelser – de skal ikke kun stå i et regneark.

Afslut med en afstemning: Hvilke poster og relationer bad I om, hvad kom ud, hvad måtte hentes separat, og hvad mangler? Brug resultatet som krav, før I planlægger et CRM-skift eller gør jer afhængige af eksportvejen.

Datakvalitet: Fælles fejl at opdage ved eksport