Projektstyring
Del af Samarbejdsværktøjer
Fordel opgaver mellem chat, dokumenter og møder
Aftal, hvad der hører hjemme i chat, fælles dokumenter og møder, og hvor beslutninger gemmes, så kolleger kan overtage arbejdet.
Brug chat til løbende afklaringer, et fælles dokument til indhold, der skal redigeres og genfindes, og et møde, når en beslutning kræver samtidig samtale.
Aftal også, hvor beslutningen skrives ned. Ellers kan resultatet ende spredt mellem beskeder, filer og deltagernes hukommelse.
Giv hver form en opgave
Forestil jer, at tre kolleger skal færdiggøre et tilbud. I chatten spørger de, hvem der undersøger en oplysning. Tilbuddet får én aftalt placering, hvor de retter den gældende udgave. Hvis to afdelinger er uenige om omfanget, mødes de og afklarer valget. Skriv beslutningen i tilbuddet eller en tilknyttet note med ansvarlig og næste skridt.
| Behov | Udgangspunkt | Hvad skal bevares? |
|---|---|---|
| Hurtigt spørgsmål | Chat | Svaret i det fælles materiale, hvis det skal bruges igen |
| Fælles udarbejdelse | Ét aftalt dokument | Den gældende tekst og relevante kommentarer |
| Uenighed eller fælles beslutning | Samtale eller møde | Resultat og næste ansvarlige i det aftalte arbejdsrum |
Det er en arbejdsregel, ikke en produktfunktion. Et møde kan undværes, hvis en kommentar i dokumentet afklarer spørgsmålet. En lang chatdiskussion kan omvendt være et tegn på, at deltagerne bør tale sammen.
Hold den gældende fil uden for beskedtråden
Vælg filens placering, før den deles. I Microsoft Teams ligger filer uploadet til en kanal i teamets SharePoint-mappe. Filer sendt i en chat ligger i afsenderens OneDrive for Business og deles med samtalens deltagere. Brug forskellen til bevidst at vælge, hvor teamets vedvarende materiale skal ligge.
Afgør, om indholdet skal være et arbejdsdokument, en fælles note eller en henvisning til dokumentet.
Lad chatten pege på den aftalte, gældende tekst. Ret en ændret beslutning dér, og giv de berørte besked. Så skal en kollega ikke vælge mellem flere uafhængige kopier.
Sådan sikrer du en klar opgavefordeling mellem chat, dokumenter og møder
- Aftal placeringen af den gældende fil før uploadBrug SharePoint i Microsoft Teams eller en fælles mappe i Google Workspace
- Send ikke filer direkte i chatUndgå at dele filer i OneDrive for Business via chat; del dem i kanalen eller et dokumentarkiv
- Brug chatten til at pege på den aktuelle versionSend link til den gældende fil og notér ændringer med ansvarlig
- Skriv beslutninger i det aftalte arbejdsrumSkriv resultatet i dokumentet eller en fælles note med ansvar og næste skridt
Afslut med synligt ansvar
Før deltagerne går videre, bør de kunne svare på tre spørgsmål: Hvad blev besluttet? Hvem gør hvad? Hvor kan en fraværende kollega se det? Skriv en kort note i det aftalte arbejdsrum, mens beslutningen er klar.
Hvis teamet bruger et noteværktøj, aftal, om noten er den gældende beslutning, eller om resultatet skal ind i et andet dokument.
Prøv reglen med en tænkt opgave. Bed en kollega, som ikke deltog, finde den aktuelle fil, den seneste beslutning og den næste ansvarlige. Hvis det kræver kendskab til en bestemt chatbesked, bør placeringen eller reglen gøres tydeligere.
